در حالی که برای هیچ شرکتی و سازمانی وقوع تقلب باور پذیر نیست، اما متأسفانه این امر ممکن بوده و اتفاق میافتد. به طور معمول، تقلب جرمی است که بر اساس فرصتها رخ می‌دهد، به این معنی که اجرای اقدامات پیشگیرانه در این زمینه می تواند به شما کمک کند تا پیش از شروع تقلب به کاهش آن کمک کنید.
در اینجا پنج مرحله وجود دارد که می‌توانید بدون توجه به اندازه سازمانتان برای کاهش خطر تقلب از آنها استفاده کنید. به یاد داشته باشید، یکی از راه‌های کاهش تقلب زمانی است که مکانیسم‌های تنظیم شدهای برای گزارش‌دهی رسمی تقلب (مثب سیستم سوت زنی یا خطر قرمز تلفن و...) در دست داشته باشید.
- رویه افشاگری (هشدار دهی)
تعریف یک خط مشی شفاف افشاگری تقلب برای سازمان و کارکنان از اولویتهاست. اطمینان حاصل کنید که این خط مشی جلوگیری از تقلب به عنوان بخشی از شرایط پذیرش کارکنان و بخشی از راهنمای کارمندان شما باشد. همچنین بررسی پیشینه کارکنان در طول فرآیند استخدام از الزامات است. سیاست تقلب را نه تنها در سازمان خود، بلکه در وب سایت داخلی شرکت نیز قرار دهید. راه‌های مختلفی جهت گزارش گلاهبرداری توسط کارمندان ایجاد کنید، از جمله خطوط مستقیم، ایمیلهای ناشناس و .......
نکته: مطمئن شوید که خط مشی افشاگری شما شامل یک بند حفاظت محرمانه از اطلاعات شخص افشاگر باشد.
- راهنماییها
کارکنان خود را تشویق کنید تا در زمان مواجهه با هر نکته یا نگرانی در رابطه با تقلب، آن را ارائه کنند و از توانایی آنها نسبت به انجام این کار از طریق ایمیل، تلفن یا صندوق پیشنهادات مطمئن شوید. کارمندان را یاری کنید تا به این واقعیت آگاه باشند که آنها نیز بخشی از تیم حفاظت از تقلب در سازمان به حساب میآیند.
نکته: آخرین گزارش انجمن بازرسان خبره تقلب به کشورها نشان می‌دهد که 43 درصد از کلاهبرداری‌های شغلی از طریق ارائه همین راهنماییها توسط کارکنان گزارش شده است.
- کنترل داخلی
از کنترل داخلی امنیت داده‌ها، دارایی‌ها و هرگونه اطلاعات اختصاصی خود اطمینان حاصل کنید و آنها را طبق یک برنامه منظم به روز کنید.
یکی از مهم ترین کنترلهایی که میتوان پیادهسازی کرد، تفکیک معاملات است. اگر بخواهید چند نفر را درگیر یک فرآیند کنید، تقلب دشوارتر خواهد شد. به طور معمول، تقلب فقط توسط یک نفر به تنهایی انجام می‌شود، بنابراین اگر افراد بیشتری درگیر فرآیند باشند، امکان جلوگیری از تقلب بیشتر است.
هیچگاه از یک کارمند به تنهایی برای مدیریت چرخه پردازش پول نقد استفاده نکنید. با اختصاص دادن بیش از یک کارمند برای رسیدگی به پردازش و حسابداری وجه نقد از ابتدا تا انتها، سازمانها میتوانند فرصت تقلب را کاهش دهند. سیستم‌های پردازش پرسنل متعدد، نه تنها در کاهش تقلب بلکه در تامین امنیت وجه نقد دریافتی و تطبیق مناسب کمکهای مالی نیز سودمند هستند.
همچنین به خاطر داشته باشید که کلاهبرداری میتواند به سادگی چاپ چکهای تکراری توسط یک کارمند یا جعل امضا در چکها باشد، بنابراین لازم است کلیه چکهای مربوط به شرکت را قفل شده نگه دارید. همچنین بسیاری شرکتها از سیستم چک دو امضایی استفاده میکنند، بدین معنی که هر چکی با مبلغ بیشتر از 500 دلار باید توسط دو فرد مختلف در تیم مالی امضا شود.
هنگام پردازش پول نقد و چک یا تطبیق وجه نقد، چک و پرداخت، اطمینان حاصل کنید که وظایف مالی سازمان خود را تفکیک کردهاید. در صورتیکه شخصی که مرتکب تقلب شده تنها شخصی باشد که به تمامی سیستم حسابداری دسترسی دارد، پنهان کردن فعالیتهای متقلبانه بسیار آسانتر است.
تقلب میتواند در هر سطحی از سازمان انجام شود، بنابراین مهم است که کنترلهای داخلی برای تقلب در هر بخش و سمتی از سازمان شما اعمال شود.
نکته: کنترل حسابداری داخلی ممکن است شامل محدودیت‌هایی در نقش کاربر، دسترسی محافظت‌شده به اطلاعات دارایی‌ها یا وجوه اختصاصی، و هشدارهای مربوط به تغییرات بودجه باشد.
- حسابرسان
اطمینان حاصل کنید که برای کشف هرگونه تقلب که ممکن است در سازمان شما رخ داده باشد، در انتظار حسابرسی سالانه نیستید. با وجود اینکه که اغلب اوقات تقلب از طریق حسابرسی شناسایی می‌شود، برای یافتن تقلب به حسابرسی سالانه وابسته نبوده یا منتظر آن نباشید.
نکته: تقلب در صورتهای مالی یکی از انواع تقلبهایی است که ممکن است رخ دهد. این نوع تقلب شامل اظهار یا کتمان دارایی، تحریف یا اغراق دارایی‌ها، درآمدهای کاذب یا درآمدهای تحریف شده و همینطور افشای نامناسب است. اینها مواردی هستند که حسابرس در طول حسابرسی به دنبال آنها خواهد بود.
- ارزیابی داخلی تقلب
ارزیابی داخلی تقلب را در تقویم سازمانی سالانه خود بگنجانید و مطمئن شوید که مدیران و کارمندان شما از این امر که شرکت به‌طور مرتب ارزیابی‌های تقلب را انجام می‌دهد، آگاهند.
و در پایان، درست همانگونه که به ارائه گزارش سالیانه به ذینفعان خود میپردازید، برگزاری آموزش سالانه آگاهی از تقلب را نیز در برنامه سازمان قرار دهید. تحقیقات نشان داده که بیشترین راهنماییها در زمینه تقلب از طریق سازمان‌هایی ارائه می‌شود که علاوه بر رویه تقلب، به آموزش استاندارد آگاهی از تقلب نیز پرداختهاند.
https://www.accountingtoday.com/list/5-steps-to-prevent-fraud?position=editorial_11&campaignname=ACT%20Daily-10282021&utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=V2_ACT_Daily_20210503%2B%27-%27%2B10282021&bt_ee=JaUq2lmSUbdh7HldUCqUbRP1nYc3d%2BuxEQoMtvWxS2vlbIkmEda6GunAyNI2tmaw&bt_ts=1635415298482
